Organização de documentos

Por Adolfo Berger

Já aconteceu de você precisar urgentemente de um documento e não o encontrar?

Há alguns anos, o Wall Street Journal fez uma pesquisa (infelizmente não tenho mais o link) e concluiu que grandes executivos de grandes empresas perdem cerca de 25% do ano (aproximadamente 3 meses) procurando documentos porque os mesmos não estão organizados de forma correta e acessível. Portanto, devo dizer que você não está sozinho. Você é quem irá avaliar se isso é bom ou ruim.

A organização de documentos é menos complicada do que pode parecer. E eu estou falando de situações que já encontrei em clientes onde o acúmulo de papéis, contratos, contas, documentos e recibos de notinhas eram guardados todos juntos e a montanha deles se acumulava em gavetas e sacolas. Nesse caso, fica muito fácil se perder e ter dificuldade de encontrar o que precisa, no momento em que precisa.

Da mesma forma que montar uma planilha, organizar os ambientes de uma casa e preparar um roteiro de férias tomam tempo na sua elaboração e execução inicial, organizar documentos também vai tomar um pouco do seu tempo para entender como e aonde organizar cada papel. Porém, cada vez tomará menos tempo, assim como os exemplos acima, por causa da sua organização.

Lembre-se: a organização de documentos e contas poderá impactar, diretamente, na sua organização financeira e te dar a ideia constante de quanto e como está gastando o seu dinheirinho suado.

BORA ORGANIZAR!!!!!

1 – Defina um dia tranquilo para que você possa se dedicar a tarefa de organizar os papéis;

2 – Isso feito, defina um espaço onde você poderá se “espalhar” para ter uma visão ampla do que está fazendo;

3 – Não esvazie todos os espaços (gavetas, sacolas, etc.) de uma vez. Você se sentirá mais perdido e inseguro e ainda vai se lembrar de mim com adjetivos não muito agradáveis;

4 – Agora que já sabemos os procedimentos iniciais, vamos esvaziar a primeira gaveta. O que fizermos nessa, será feito em todas as outras. Separe o que for documento, o que for conta, o que deve ser descartado e o que deverá ser guardado. O que tiver a certeza do descarte, DESCARTE. Não precisa esperar mais nada;

5 – Feito isso, separe pilhas de documentos pessoais de toda a família, de imóveis, de médicos, contas, dos animais. Enfim, quando você está neste processo, além de já estar organizando e deixando apenas o que precisa, você também já está categorizando os papéis;

6 – Repita o processo em todos os locais que tenham papéis guardados/acumulados;

7 – Finalmente, todos os papéis separados e categorizados deverão ser acondicionados em pastas, caixas organizadoras ou da forma que você entender que seja mais confortável para que não se perca novamente.

Você verá que, a partir deste momento, as coisas serão muito mais tranquilas e você dispenderá cada vez menos tempo para organizar os seus papéis.

Uma dica muito importante: tanto no Brasil como em Israel, grande parte dos documentos (principalmente as contas e os recibos de pagamento das mesmas) podem, e devem, ser arquivados e organizados digitalmente. Isso, além de todas as vantagens do processo descrito, também vai liberar espaço físico na sua casa ou escritório.

Como já comentei em artigo anterior, tudo que escrevo aqui aplico na minha vida há muito tempo e já apliquei em trabalhos realizados.

Podem confiar!

ORGANIZAÇÃO MELHORA A QUALIDADE DE VIDA E DIMINUI O ESTRESSE.

É UMA QUESTÃO DE SAÚDE E BEM ESTAR.

Foto: Public Domain Pictures